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Notícia 1

"Criamos em 2003 uma empresa de gestão de arquivos ativos, semi-ativos e inativos ("mortos"), físicos e virtuais, e incorporamos também, a gestão eletrônica de documentos, GED, para fazer frente ao futuro que então se vislumbrava!
Esta empresa denominamos FILEBOX Sistemas de Arquivos Ltda.
Ao longo dos mais de 12 anos da sua existência, angariamos muita experiência no segmento e acabamos por nos tornar referência como micro e pequena empresa, atuando como se fosse uma gigante.
Atendemos o Brasil todo sem qualquer dificuldade, nas Consultas em arquivos inativos ("mortos") que são esporádicas.
Vale a pena terceiriza-los. Conheça www.filebox.com.br
A seguir, fazemos algumas abordagens bem pertinentes e interessantes, a fim de responder indagações que sempre nos acompanharam ao longo do desenvolvimento das nossas atividades...
Espero que elas possam ajudar aos amigos da nossa rede e até os amigos dos amigos, quanto às decisões em relação ao assunto."

 

Divulguem... compartilhem!!!

​José Aníbal Petráglia

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Notícia 2

TERCEIRIZAR OU INVESTIR EM INSTALAÇÕES PARA ARQUIVOS E DOCUMENTOS?

A TERCEIRIZAÇÃO DE ARQUIVOS, MAIS DO QUE GASTO, UM INVESTIMENTO COM MUITO RETORNO!!!

A nossa empresa FILEBOX recebe muitas solicitações de estudos e sugestões de Layouts na construção de novas instalações para arquivos nas empresas – Prédios, Salas ou Espaços específicos - e sempre se viu na obrigação de alertar e esclarecer, ou relembrar, algumas condições inerentes ao contexto, principalmente de que nunca vale a pena ter arquivos nas suas próprias instalações.

A quase totalidade das empresas não dedicam tempo na análise dos custos nestas atividades, o que as leva aplicar recursos caros e a aumentar, naturalmente, os riscos nos seus negócios.

As empresas têm a tendência de nunca poupar gastos e investimentos na área administrativa para tentar gerar economias!!!

As empresas investem muito e acabam gerando mais despesas, gastos e desperdícios neste segmento...

Este é exatamente o caso em que as empresas decidem organizar seus arquivos, internamente, com pessoal próprio, ao invés de terceirizá-los, passando a ter mais tempo e pessoal voltado somente as suas atividades.

A terceirização de atividades que não são foco, como sabemos, permite que se mantenham 100% do seu tempo disponível para elas e passando a utilizar os referidos recursos para a busca de mais vendas, faturamentos e resultados positivos.

Temos visto muitos e muitos absurdos nestes anos todos em que atuamos no mercado.

Como todos sabem, qualquer custo, por menor que seja, se não existir benefícios consideráveis em função dele, o resultado da sua razão tende ao infinito. Já o inverso é verdadeiro. Qualquer custo, por maior que seja, se os benefícios forem imensos, o resultado da sua razão tende a zero.

Ilustrando, observem que um documento, como um prontuário laboral não encontrado a tempo ou extraviado, numa pendência judicial trabalhista, pode levar a empresa a ter de pagar o equivalente a meses e meses de uma terceirização dos arquivos.

Um documento fiscal, também não encontrado ou extraviado, numa fiscalização de Órgãos Públicos, pode levar a multas altíssimas, com valores equivalentes a anos e anos de terceirizações dos arquivos.

Estes documentos, se em arquivos terceirizados, jamais são extraviados ou deixam de ser encontrados.

Pela nossa análise, avaliação e muita experiência, os altos investimentos que são feitos por qualquer empresa ou grupo empresarial em ativos imobilizados, com suas gestões próprias, são sempre a fundo perdido. Esses recursos jamais retornarão aos cofres das empresas;

Sem contar da decisão equivocada de transformar espaços que podem gerar receitas, em espaços que vão, obrigatoriamente, gerar despesas.

Preferível ter espaços vazios que não geram despesas operacionais.

Terceirizações de arquivos não são gastos, mas, sim, grandes e baratos investimentos! E com retornos sempre certos!

Além dos investimentos em ativos imobilizados, some-se, ainda, despesas com pessoal próprio treinado e habilitado, custos profissionais estes que poderiam ser aproveitados em atividades mais rentáveis e que gerassem receitas.

Todos sabem que arquivos são considerados e tratados como depósitos inservíveis e sempre organizados esporadicamente, em formas de mutirões de trabalhos em finais de semanas, o que desdobra em descontentamentos das equipes. Manter arquivos organizados envolve sempre muitos custos.

Considere-se, também, que a rotatividade de pessoal pode levar a se perder informações e localizações das documentações, muitas vezes essenciais e estratégicas. Fórmulas, desenhos, patentes, etc.

Dificilmente uma caixa ou documento retirado dos arquivos voltam para a mesma prateleira ou caixa, tendendo a extravios frequentes, mesmo estando dentro dos locais onde estão armazenados. Salvo exceções.

Ressalte-se, ainda, que deverão ser feitos, obrigatoriamente, outros investimentos conexos em equipamentos, com a compra de vários imprescindíveis na operacionalidade adequada dos arquivos (escaner, micros, copiadoras, materiais de escritório, móveis e utensílios, etc.), além de incorporarem, indiretamente, os custos das suas manutenções, conservações e atualizações, quando necessárias.

Ou seja, recursos e recursos aplicados em setores de muito menor importância, dos que os aplicados nas áreas comerciais e de marketing, que são as responsáveis por maiores participações no mercado.

O grande avanço da tecnologia tem obrigado a que Governos, o Federal, os Estaduais e os Municipais, se reciclem e busquem soluções inteligentes que os façam controlar adequada e intensamente os seus contribuintes, obrigando-os a recolher todos os seus Impostos e Tributos e sem dar chance a sonegações fiscais e desvios.

Já existe uma série de documentos que, por decisão governamental, até bem antiga, uma vez digitalizados e microfilmados, podem ser descartados imediatamente, sem a necessidade de se mantê-los fisicamente.

E isto é uma tendência inexorável dos Governos. Virtualizar todos os relacionamentos com os contribuintes e também documentos, para descartar e reciclar papéis, na busca de maior preservação ambiental.

Em função das decisões governamentais que estão sendo lançadas diariamente e as que estão em estudo para serem implantadas, a tendência será a redução radical do uso e obrigatoriedade da apresentação dos papéis, em meios físicos, passando a serem substituídos pelo uso de dados virtuais.

A solução de prevenção e preservação das empresas já existe.

É a Terceirização dos arquivos físicos e digitais e o GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, cuja aplicação tem ampliado dia-a-dia e pode ser facilmente verificado quanto à atuação e exigências da Receita Federal e outros mais Órgãos Governamentais.

Hoje tudo é feito nos seus Sites, não dando muita chance de fugir das suas obrigações e fiscalizações.

Amigos, esta é uma realidade da qual não se pode descartar num planejamento estratégico das atividades empresariais, sejam elas quais forem!

Em função do acima descrito, vale o alerta, enfático, de que existem outras possibilidades que permitem às empresas investir muito menos através de uma contratação desses serviços, ao invés de implantá-los com meios próprios.

Reafirmamos a visão de que elas estariam substituindo Espaços Geradores de DESPESAS, por Espaços Geradores de RECEITAS, ou VAZIOS (espaços vazios não geram despesas operacionais).

A partir da decisão dessa terceirização, não mais haverá qualquer preocupação com os seus acervos de documentos e arquivos, totalmente cuidados, conservados, vigiados, seguros e mantidos por profissionais especializados e acessíveis em qualquer momento.

Também não mais existirá qualquer preocupação com os funcionários dos arquivos, se eles faltam, se ficam doentes, se foram demitidos ou se demitiram, perdendo-se informações valiosas. E não mais existirão gastos com telefones, papéis, micros, energia, ar condicionados, prateleiras, caixas, sistemas, salários, encargos, alimentação, vales, transportes, saúde, etc., etc., etc.

O nosso alerta e a nossa proposição é que sejam analisadas, por todas as empresas, com muita atenção e detalhes, a possibilidade da terceirização das gestões dos seus arquivos, com ela absorvendo, totalmente, todas as atividades e conexos, relativos aos arquivos, sejam físicos ou virtuais.

A sugestão é que as empresas analisem tudo que envolve os assuntos acima abordados e decidam pelas terceirizações dos seus arquivos, em função dos seguintes itens:

  • Contratar uma empresa especializada, preferencialmente a nossa FILEBOX, a fim de efetuar a Racionalização, Informatização, Digitalização e Rastreabilidade, e das suas Guardas, de todos os arquivos e documentos. Isto desdobrará em passarem a terem o conhecimento detalhado dos seus acervos, com a certeza dos documentos realmente existentes e à disposição de todos.
  • Autorizar o descarte de todos os documentos e arquivos, dispensáveis por prazos vencidos, e não mais passíveis de arquivamento, depois da devida avaliação e autorização dos Órgãos Governamentais competentes, e a publicação em Jornais de grande circulação regional, informando ao Mercado que aqueles documentos serão triturados e incinerados!
  • Ir concentrando todos os arquivos e documentos, já racionalizados e informatizados, num só local a fim de serem verificados quais poderão, deverão e/ou compensarão, serem digitalizados e/ou microfilmados, para também poderem ser descartados fisicamente. Os demais passarão, ou para o Arquivo Ativo ou de Pronto uso, ou para o Arquivo Inativo (arquivo “morto”).
  • Criar um sistema de atendimento dos documentos, através de malotes, diários, semanais ou quinzenais, via Correios, por empresas especializadas, ou pela própria empresa especializada, sem quaisquer dificuldades.
  • Decidir e garantir que nenhum documento ou arquivo fique nas suas instalações, e, sim, todos eles passem a ficar sob a responsabilidade externa, disponibilizados totalmente, e a qualquer momento, para utilização delas. A nossa FILEBOX disponibiliza qualquer documento em segundos, virtualmente, para qualquer lugar do Brasil e, fisicamente, dentro do Estado de São Paulo, em até 4 horas. Para os demais Estados, em até 72 horas.
  • Garantir que a Tecnologia e recursos existentes permita independer de onde os documentos estejam arquivados, desde que o estejam adequadamente acondicionados, arquivados, tenham seu sigilo mantido, a sua conservação garantida e possam ser recebidos imediatamente depois de solicitados e necessários para a empresa que os está requisitando.
  • Gerenciar somente os pouquíssimos documentos que deverão ser, necessariamente, enviados fisicamente aos interessados.

 


* Faz-se uma observação pertinente e importante, que é o fato dessa terceirização permitir que muitos e muitos documentos reservados, confidenciais e até secretos serem adequadamente arquivados e mantidos bem longe de curiosos e interessados com má fé ou com más intenções.

O fato desses documentos estarem bem distantes fisicamente dos seus proprietários e/ou empresas, fora do conhecimento e alcance de curiosos, impede que hajam ações negativas para as empresas contratadoras.

No caso da nossa FILEBOX, as caixas de arquivos, uma vez armazenadas, nada mais são do que números codificados, lacradas e que impedem qualquer divulgação e conhecimentos dos seus conteúdos, por quem quer que seja.

SOMENTE OS SEUS DONOS OU RESPONSÁVEIS PELOS DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES NELAS CONTIDAS PODERÃO TER ACESSOS A ELES.

O nosso sistema de armazenagens impede totalmente que se saiba os conteúdos das caixas de arquivos, impedindo, inclusive, os seus funcionários de saber os seus conteúdos, como afirmado.

Uma vez informatizados e armazenados, os arquivos tornam-se anônimos e invisíveis, mas fácil e prontamente alcançáveis.

Exigências contratuais passam a responsabilizar somente quem contrata a FILEBOX pelo conteúdo dos arquivos, eximindo-a totalmente de qualquer ilegalidade existente e do seu desconhecimento. A decisão do que guardar e quais documentos, controles, planilhas, relações e informações diversas, é do contratante e somente ele deve ter conhecimento deles.

Pelo fato da FILEBOX estar sediada no centro do Estado de S. Paulo e com arquivos terceirizados facilmente alcançáveis, houve uma procura grande de clientes de outras regiões e estados, para garantir a invisibilidade e os sigilos dos seus arquivos.

Outro fator de muita relevância é o fato da FILEBOX ser uma empresa de pequeno porte, com os próprios donos gerenciando tudo e atendendo diretamente os seus clientes. Os atendimentos são imediatos e as questões solucionadas em minutos para as suas satisfações.

Os Clientes podem acessá-los a qualquer tempo e não somente tratam com atendentes, supervisores e gerentes, em casos de necessidades. São todos atendidos e tratados diretamente pelos seus donos, que estão sempre disponíveis e atentos a tudo.

Este é o diferencial da FILEBOX, contrariamente de toda a concorrência que estabelecem, já nas contratações, um prazo mínimo de 72 horas para iniciar o atendimento, o que pode levar até 10 dias para as informações, documentos ou caixas, para serem completados.

E tempo é uma variável que não se consegue controlar.

Estas são as nossas considerações e sugestões para que as empresas possam, uma vez que é imprescindível e obrigatoria a organização de um setor ligado as suas atividades, terceirizar todos os seus arquivos.

Sugerimos que façam um exercício dos custos que estão envolvidos, tanto nos investimentos, como ao longo dos anos seguintes e constatem a economia que estarão fazendo, utilizando a estrutura de uma empresa como a FILEBOX, pagando somente por aquilo que for utilizado. Temos certeza que ficarão perplexos, quando fizerem as análises financeiras pertinentes.

Colocamo-nos a sua inteira disposição, para quaisquer outros esclarecimentos ou dúvidas que vierem a necessitar.

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Notícia 3

Como organizar a papelada em casa. O que guardar e por quanto tempo

Patrícia Guimarães

A pilha de papéis só aumenta: correspondências bancárias, recibos de compras e outros documentos se acumulam nos lares de grande parte das pessoas e o motivo é bem simples: manter a ordem é questão de regularidade e o costume precisa ser adquirido, garante a especialista em organização doméstica e pessoal Ingrid Lisboa.

Arrumar a papelada agiliza a busca por um documento e ajuda a ter as contas em dia. 

A organizadora afirma ainda que até mesmo os indivíduos que se incomodam com a bagunça tendem a tirar um dia da semana para ajeitar a desordem, o que nem sempre é eficiente:

- "É preciso criar o hábito de colocar as coisas no lugar".

E se acha que tudo está sob controle só porque parte documentos é digital, atentar: - os critérios de organização empregados no mundo virtual são os mesmos da vida "real".

- Passo 1: Não transferir a bagunça de lugar

- De nada adianta transferir a papelada que estava sobre a mesa ou espalhada pelos cantos da casa para uma caixa de papelão ou gaveta.

Essa mudança não organiza, apenas tira da vista a falta de arrumação.

O ato pode piorar a situação ao misturar itens de categorias diferentes, o que dificulta a vida quando é preciso encontrar algo às pressas.

Por isso, não recorra a essa tática! 

- Passo 2: Descartes

- Organizar significa seguir regras e a primeira a ser levada em conta por quem quer botar ordem na papelada é se perguntar "esse papel é mesmo importante?".

Jogar o que não vai ser usado fora é essencial, mas cada documento tem um prazo para ser descartado (veja na lista a seguir).

Ao eliminar comprovantes, arquivos ou simples itens onde conste o endereço, tenha o cuidado de picar em pedaços pequenos, de forma a impedir que qualquer dado pessoal possa ser aproveitado por fraudadores.

- Passo 3: Ter uma Caixa de Entrada

- Sempre se terá contas a pagar e se elas não estão em débito automático, devem ser separadas e deixadas à vista.

Alternativa é agrupar esses boletos e afins em um único local, idealmente, uma caixa baixa (padrão A4) e sem tampa.

Duas vezes por semana, no mínimo, abra a correspondência e cheque os vencimentos.

Se as faturas são periódicas, crie uma tabela na folhinha, agenda, celular ou computador: muita gente deixa de efetuar pagamentos não por falta de dinheiro, mas porque perdeu o prazo. 

Uma vez que os documentos foram avaliados e quitados, chega a hora de separá-los e arquivá-los.

- Passo 4: Classificar os Documentos

- Organizar os documentos por categorias facilita a visualização e a busca em caso de necessidade.

Para conseguir catalogar com precisão, deve-se criar algumas divisões básicas (segundo as necessidades) e separar os papéis em pastas, arquivos, saquinhos ou gavetas específicas e etiquetadas.

Para auxiliar na tarefa, sugere-se essa catalogação: 

- CONTAS DA CASA - água; luz; gás; telefone; internet etc.; 

- CONTAS E DOCUMENTOS DO CARRO - IPVA, IPTU; seguro etc.;

- DOCUMENTOS BANCÁRIOS - cheques devolvidos; extratos; contratos de serviços; faturas do cartão de crédito etc.

- DOCUMENTOS DE IMÓVEIS - contratos de aluguel; escrituras; plantas etc.; 

- DOCUMENTOS ESCOLARES - históricos; certificados etc.; 

- DOCUMENTOS MÉDICOS - exames; recibos de pagamentos de consultas; contratos de convênios; 

- DOCUMENTOS PESSOAIS - certidões (de nascimento e casamento, por exemplo); passaportes, etc.; 

- IMPOSTO DE RENDA - declarações anuais;

Estas classificações precisam ser aplicadas em dois níveis: o dos papéis em uso e o dos arquivos.

Pensar que alguns documentos, como os Certificados de Graduação ou a Escrituras de Imóveis podem ser requisitados a qualquer momento por motivos diversos, mas as contas de luz dos últimos dois anos provavelmente não.

Esses itens datados devem ser arquivados em tipos como os listados acima, mas também segundo o ano “ativo”.

- Passo 5: Arquivar

 - Para manter a ordem da papelada deve-se criar subcategorias segundo o ano e, se possível, empilhar em ordem cronológica:

- “Contas da casa (luz, telefone, internet, gás...) – 2014”, começando de janeiro e seguindo até dezembro.

Mas é preciso guardar até quando?

Alguns documentos devem ser mantidos em casa por tempo indeterminado, como Diplomas, Certidões, Escrituras e Passaportes (mesmo vencidos), outros podem ser jogados fora.

A Associação dos Advogados de São Paulo (AASP) pontua o tempo de guarda na lista abaixo.

Os documentos devem ser guardados e preservados nos seguintes prazos:

Cheques cancelados ou devolvidos

Guardar pelo período de seis meses, a partir do prazo de apresentação.

Fazer o mesmo com os canhotos, que apesar de não ter valor legal, servem para a conferência.

Comprovantes de pagamentos de contas de consumo

Embora os fornecedores sejam legalmente obrigados (Lei 12.007/2009) a enviar aos consumidores uma declaração anual de quitação de débitos, o ideal é que os documentos sejam preservados por cinco anos.

No caso de haver a contestação das contas em aberto, que não constarão na declaração anual (de IR - Imposto de Renda).

Neste caso entram gastos como água, luz e telefone.

Comprovantes de pagamentos de escola

Preservar pelo prazo de cinco anos, seja por motivo de contestação pela falta de pagamento ou por terem sido declarados em IR.

Contratos de Aluguel

Em geral, os contratos de aluguel devem ser guardados por três anos, prazo em que será prescrita qualquer eventual cobrança.

No entanto, se os aluguéis foram declarados em Imposto de Renda, preservar os documentos por cinco anos. Para quem precisa pagar condomínio, os comprovantes de quitação precisam ser arquivados durante todo o período de permanência do morador no imóvel e, após a saída, por mais dez anos (prazo prescricional determinado pelo Código Civil).

Contratos Gerais

- Conservar até que o vínculo entre as partes seja desfeito.

Se o documento se referir a um financiamento, manter o papel até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

Documentos de Veículos

O comprovante de Seguro Obrigatório (DPVAT) deve ser preservado por três anos; o IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores) por cinco anos; e o CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento Anual) por um ano, após cada respectivo pagamento.

Escritura de Imóveis e IPTU

- As escrituras de imóveis devem ser arquivadas permanentemente, pois atestam a propriedade.

Além deste documento, é importante que o proprietário conserve os comprovantes de pagamento de IPTU pelo prazo de cinco anos.

Se o imóvel foi recém-adquirido, guarde a proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento até a lavratura e o registro da escritura.

Imposto de Renda

Guardar por cinco anos, bem como todos os documentos apresentados na declaração vigente.

Notas Fiscais e Garantias de produtos

- Esses documentos devem ser mantidos enquanto o produto existir, já que alguns equipamentos podem vir a apresentar vícios, observados após o prazo de garantia e, para tais casos, o Código de Defesa do Consumidor garante reparação ou troca.

A salvaguarda é dada se verificado "vício oculto" a contar da data de constatação do problema pelo consumidor.

Seguro saúde; Recibos médicos; Recibos de Hospitais

- O contrato de seguro saúde, assim como os demais (carro, casa, etc.), deve ser mantido pelo prazo de um ano após o fim da vigência.

Já os recibos médicos e de hospitais precisam ser arquivados por até cinco anos.

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Notícia 4

DESCARTES DE ARQUIVOS, TRITURAÇÃO, PICOTAMENTO E ENFARDAMENTOS DE PAPÉIS

​- Acabamos de criar mais um serviço ao mercado, carente no atendimento às empresas que necessitam descartar documentos em pequenas ou grandes quantidades, mas que desejam dar destino a eles depois de devidamente triturados e picotados, com posterior enfardamentos.

Os arquivos são retirados das instalações dos cliente, ou mesmo recebidos deles, e depois manipulados para serem triturados e picotados adequadamente.

Após esses serviços, as aparas e picotes de papéis são enfardados para devolução aos clientes ou, se contratado, dada nova destinação para que sejam diluídos e transformados para entrega de reciclagens de papéis.

Estes serviços proporcionam garantias de que documentos reservados e sigilosos não caiam em mãos indevidas.

- Conheça a trituradora e picotadora -> https://www.youtube.com/watch?ature=player_embedded&v=exUHt50MZpY

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